Rzetelny raport z przeprowadzonych działań agencji i uzyskanych w związku z nimi efektów to kluczowy element dla Ciebie jako klienta. Nawiązując współpracę z agencją marketingową w zakresie działań reklamowych, przekazujesz istotny obszar mający wpływ na Twoje wyniki finansowe.
O czym przeczytasz?
Z tego powodu wielu przedsiębiorców uważa, że to właśnie kwestia raportowania pracy agencji budzi ich wątpliwości przy wyborze odpowiedniej agencji. Czy ich zastrzeżenia mają podstawy oraz jak w digitalk wyglądają raporty z prowadzonych działań reklamowych w social mediach? Poniżej staramy się odpowiedzieć na te pytania.
Przekazujesz swoją markę i opiekę nad jej marketingiem w najwyższym zaufaniu. Rozumiemy, że w dzisiejszych czasach szczególnie ostrożnie i rozsądnie podchodzisz do wydatków — stąd zależy Ci na pewności, że prowadzone działania przyniosą pożądane efekty, a poniesiony koszt reklam przełoży się na zyski dla Twojej firmy. W końcu od tego w dużej mierze zależy jej rozwój i przyszłość.
Chcesz wiedzieć, że Twoje pieniądze są w dobrych rękach, a agencja ma plan, którego wdrożenie przełoży się na wymierne efekty. Rozumiemy takie podejście i uważamy, że odpowiedni system raportowania rozwiązuje większość z powyższych wyzwań.
Właśnie dlatego zależy nam, aby prezentowane przez nas raporty były:
- proste i przejrzyste,
- transparentne i rzetelne,
- częścią większej perspektywy,
- odniesieniem do założeń i celów biznesowych klienta,
- narzędziem dla klienta, który pomaga w określeniu, czy projekt idzie we właściwym kierunku i jakie efekty przyniesie zarówno krótkoterminowo, jak i w dalszej przyszłości.
Jak często przygotowywane są raporty z aktualnych działań (reklamowych i nie tylko) agencji?
W digitalk rozróżniamy dwa rodzaje raportów, ze względu na opisywane cykle. Dobrą praktyką w naszej agencji jest raportowanie tygodniowe i miesięczne, co pozwala na stałą kontrolę dotychczasowych prac i bieżące reagowanie na ewentualną konieczność wprowadzenia zmian. Każdy z tych raportów ma za zadanie przedstawić najważniejsze elementy: zakres wykonanej pracy, jej efekty oraz plan dalszych działań, biorąc pod uwagę badany okres.
W raporcie miesięcznym przedstawiamy osiągane wyniki za poprzedni, zamknięty okres. Raportujemy zatem po upływie kilku dni, by dane zebrały się prawidłowo (o tym zagadnieniu przeczytasz szerzej poniżej). W przygotowanym pliku znajdują się wszystkie wartości, które wcześniej zostały wspólnie ustalone jako kluczowe i istotne dla projektu. Takie raporty otrzymujesz cyklicznie, co tydzień i co miesiąc (zawsze do 10. dnia miesiąca).
Dzięki raportom tygodniowym jesteś w stanie na bieżąco monitorować postępy prac, analizować wyniki oraz monitorować krótkoterminowe działania.
Raporty miesięczne są podsumowaniem wszystkich dotychczasowych wniosków. Pomagają nabrać szerszego spojrzenia w perspektywie celów w danym miesiącu. Jest to podstawa do dalszej optymalizacji i kolejnych działań.
Z czego składa się raport działań agencji?
Raport przekazujemy mailowo, ponieważ jest to podstawowa metoda komunikacji w naszej agencji.
Składa się on z następujących elementów:
- informacja o osiąganych wynikach,
- odniesienie do wcześniej wyznaczonych celów,
- komentarz do wyników, wnioski i rekomendacje ewentualnych zmian,
- listę podjętych działań / wykonanych prac,
- wyznaczenie kolejnych etapów i działań do podjęcia w kolejnym okresie.
Zawsze raportujemy realnie osiągane przez nas wyniki. Dokładamy wszelkich starań i dajemy z siebie maksimum zaangażowania, by osiągać cele postawione nam przez klienta. Z tego powodu transparentnie przedstawiamy faktyczne efekty naszej pracy.
Podając wartości ustalonych metryk (np.: CTR, ilość konwersji czy wysokość wygenerowanej sprzedaży w sklepach internetowych), dodajemy informację o tym, jak zmieniła się dana wartość względem poprzedniego okresu. Jest to bardzo pomocne do interpretacji danych.
Dla nas ważne jest, byś otrzymał informację o tym, w jakim punkcie projektu aktualnie jesteśmy, względem wyznaczonych wcześniej celów i KPI. Cieszymy się bardzo, gdy możemy napisać “W tygodniu X wygenerowaliśmy Y zł przychodu, co stanowi 25% celu miesięcznego, więc wszystko idzie zgodnie z planem”.
Raport to nie tylko suche, wyjęte z kontekstu dane. Kluczowe jest określenie i opis szerszej perspektywy, która często jest kluczowym aspektem do zrozumienia podjętych działań i osiągniętych rezultatów. Typowym przykładem będzie sytuacja, gdy KPI sprzedażowy nie został osiągnięty, ale powodem takiego stanu rzeczy był niedziałający przez 2 dni moduł płatności na sklepie www. Z tego powodu klienci nie mogli finalizować transakcji.
Oczywiście raport jest odpowiednim miejscem na przekazanie uwag, rekomendacji oraz wniosków z analizy działań i wyników. Przekazujemy również w formie listy opis działań, które zostały podjęte w raportowanym czasie.
Warto podkreślić, że specjaliści są w stałym kontakcie z klientem. Jeśli pojawi się jakikolwiek temat, który wymaga podjęcia konkretnego działania, wprowadzenia zmian w założeniach czy po prostu przedyskutowania go – pojawi on się w bieżącej korespondencji. Nie musisz czekać na raport, by wiedzieć co aktualnie dzieje się w projekcie.
PRZYKŁADY RAPORTÓW ⬇️
Przykład 1 – Raport tygodniowy
Przykład 2 – Raport tygodniowy
Przykład 3 – Raport miesięczny
Jak wygląda dobry raport dla sklepów internetowych i nie tylko?
Jak już zostało podkreślone we wcześniejszych akapitach, wyróżniamy dwa rodzaje raportów: tygodniowe oraz miesięczne.
Ten z minionego tygodnia opisuje krótszy okres, w związku z czym opisywane są krótkoterminowe wnioski.
W raporcie miesięcznym przedstawiamy wnioski oparte o dane zebrane w szerszym zakresie czasu. Sama forma oraz wkład niewiele się różnią i posiadają wiele cech wspólnych, o których przeczytasz poniżej.
Do naszych raportów (szczególnie miesięcznych) załączamy zestawienia wyników w formie wygodnych i czytelnych tabel. Takie przedstawienie danych pozwala na przeanalizowanie większej ilości danych w sposób usystematyzowany oraz pozwalający zagłębić się w poszczególne metryki.
Raporty i metryki są dostosowane do poszczególnych usług, które realizujemy (Facebook Ads (Reklama na Facebooku i Instagramie), Google Ads (reklama w Goole), Pinterest Ads(reklama na Pinterest).
Nie każdy musi być zaznajomiony z branżowym słownictwem, dlatego szczegółowo wyjaśniamy niejasne pojęcia i wskaźniki podczas warsztatu otwierającego współpracę. Podczas warsztatu określamy także, czego oczekujesz od naszej agencji, co jest dla Ciebie kluczowe, jak również omawiamy nasze rekomendacje.
Zestaw metryk dostosowany jest pod konkretne wymagania kampanii oraz wyznaczone cele. Oczywiście jesteśmy elastyczni i otwarci na wprowadzanie nowych metryk, potrzebnych do monitorowania nietypowych celów klientów. Raporty są tak skonstruowane, by mogły być personalizowane pod konkretny projekt, jednak zawsze zawierają części wspólne:
- wydaną kwotę,
- zasięg i wyświetlenia,
- wygenerowany ruch,
- wygenerowaną ilość konwersji,
- koszt konwersji,
- wartość konwersji i ROAS (jeśli dotyczy).
W przypadku działań realizowanych w środowisku Meta (Facebook, Messenger, Instagram, WhatsApp) prezentujemy dane w arkuszu Google Sheets. W mailu z raportem otrzymasz link do odpowiedniej tabeli z metrykami opisującymi działania agencji w badanym czasie. Dane nie są wprowadzane ręcznie, lecz automatyczne importowane bezpośrednio z systemu reklamowego za pomocą programu DataSlayer. Poniżej przykładowe zestawienie danych w raporcie miesięcznym Facebook Ads.
Jeśli chodzi o raportowanie działań w ramach Google Ads, to Google przychodzi ze sporym ułatwieniem w postaci Google Data Studio (od niedawna Looker Studio). Dzięki temu narzędziu tworzymy dynamiczny raport, który w pełni możemy dostosowywać do potrzeb projektu. Wspaniale pomaga wizualizować dane, które są przedstawiane w przejrzysty sposób, co oczywiście pomaga w ich analizie i interpretacji.
Dynamizm polega na tym, że w ramach jednego raportu (jednego linku) dzięki zmianie daty, raport automatycznie zaktualizuje dane do tych z oczekiwanego okresu. Można zatem spokojnie porównywać dane (np. średni koszt kliknięcia) i z poziomu jednego raportu sprawdzać wiele różnych wariantów. Wielką zaletą jest również fakt, że Looker Studio (dawniej Google Data Studio) pozwala na dodatkowe wizualizacje danych. Przy analizie jest to nieocenione.
Poniżej przykład takiego raportu z kampanii Google Ads.
Dlaczego przygotowujemy raporty z działań reklamowych po upływie kilku dni?
Naszą sprawdzoną praktyką, wypracowaną na bazie doświadczeń na wielu projektach z zakresu Facebook Ads, Google Ads i innych systemów reklamowych jest raportowanie z działań i efektów naszej pracy po upływie kilku dni. Na czym polega to w praktyce?
Raporty przekazujemy klientowi zazwyczaj w czwartki lub piątki za ostatni zamknięty tydzień. Nie bierzemy pod uwagę tygodnia, w którym aktualnie jesteśmy, ponieważ nie wszystkie dane zostały zebrane przez systemy. Z tego powodu nasz raport nie zawierałby rzeczywistych wyników.
Dane z reklam mogą być odnotowywane w systemach z opóźnieniem, a przyczyną jest atrybucja konwersji oraz okno konwersji. Chodzi o czas między interakcją użytkownika z reklamą (np. kliknięcie lub wyświetlenie filmu) a dokonaniem konwersji (np. zakup lub wysłanie formularza). Jeśli okno konwersji będzie ustawione jako 7-dniowe, to właśnie w takiej przestrzeni czasu od pierwszej interakcji z reklamą do konwersji system może zaliczyć jako konwersję lub jej wartość.
Przykład
Jeśli reklamujemy promocję, która trwa 7 dni, to potencjalny użytkownik musi dokonać konwersji w takim czasie od interakcji z reklamą. Jeśli chcemy zmierzyć dokładną liczbę konwersji uzyskanych dzięki tej promocji, musimy przełączyć okno konwersji na 7 dni. Dzięki tej zmianie będziemy w stanie zebrać bardziej precyzyjne dane dotyczące skuteczności reklamy.
Podsumowanie
Raportowanie działań przez agencje reklamowe i transparentność działań to kluczowe aspekty współpracy z klientem. Rzetelne i systematyczne raporty sprawiają, że jesteś w stanie ocenić pracę specjalistów, którzy zajmują się obsługą Twojej firmy, skontrolować przebieg kampanii i ich wartość.
Zdajemy sobie sprawę, że reklama i marketing to istotny obszar dla Twojego biznesu, którego sukcesy i porażki bezpośrednio przekładają się na kondycję finansową marki. Z tego powodu dokładamy wszelkich starań, aby przygotować dla Ciebie takie raporty, które będą rzetelnie opowiadać nie tylko o osiąganych wynikach, ale również o wykonanej przez nas pracy.
Czego możesz oczekiwać od współpracy z agencją digitalk?
Podczas gdy powszechną praktyką innych agencji jest wysyłanie pojedynczego raportu, który jest jedynie przedstawieniem wygenerowanych liczb na koncie reklamowym, my przygotowaliśmy cały system raportowania. Ten system zapewni Ci wiedzę i aktualne informacje dotyczące tego, nad czym aktualnie pracujemy oraz jakie będą kolejne zaplanowane działania. Otrzymasz dwa rodzaje raportów — tygodniowe oraz miesięczne. Zatem za przepracowany miesiąc otrzymasz w sumie aż 5 raportów, wraz z komentarzami od nas i odniesieniem do wyznaczonych celów i KPI.
Oczywiście w tym czasie pozostaniemy ze sobą w stałym kontakcie i na bieżąco będziemy omawiać wszystkie tematy związane z projektem. Zawsze jesteśmy do dyspozycji, gotowi odpowiedzieć na wszelkie pytania i wątpliwości. Nadrzędnym celem digitalk jest osiągnięcie celów klienta, ale również to, by klient czuł się z nami bezpiecznie i miał poczucie, że jego budżet jest dobrze zarządzany.
Zobacz więcej:
