Czym jest outsourcing? Definicja

Outsourcing to proces polegający na zlecaniu realizacji wybranych funkcji, zadań lub usług zewnętrznym podmiotom zamiast wykonywania ich wewnętrznie przez firmę. Termin ten pochodzi od angielskich słów „outside resource using”, co można przetłumaczyć jako „korzystanie z zasobów zewnętrznych”. Głównym celem outsourcingu jest optymalizacja działań firmy oraz koncentracja na jej kluczowych kompetencjach. Zamiast angażować wewnętrzne zasoby w realizację wszystkich procesów, przedsiębiorstwa decydują się na zlecenie części zadań firmom specjalizującym się w określonych obszarach działalności.

Outsourcing jest szeroko stosowany w różnych branżach, zarówno w sektorze produkcyjnym, jak i usługowym. Początkowo zyskał popularność w latach 80. i 90. XX wieku, głównie w związku z globalizacją i rosnącymi kosztami działalności. Wówczas wiele firm w krajach rozwiniętych zaczęło przenosić produkcję lub inne operacje do krajów, gdzie koszty pracy były niższe. Jednak dziś outsourcing nie jest jedynie narzędziem optymalizacji kosztów – pozwala także firmom skupić się na innowacjach, szybkości działania oraz elastyczności.

Rodzaje outsourcingu

Outsourcing może przybierać różne formy w zależności od zakresu zadań, które firma decyduje się zlecić na zewnątrz. Poniżej przedstawiamy najważniejsze rodzaje outsourcingu.

Outsourcing procesów biznesowych (BPO – Business Process Outsourcing)

BPO odnosi się do zlecania na zewnątrz zadań związanych z operacjami biznesowymi, takich jak obsługa klienta, administracja, księgowość, HR, czy zarządzanie finansami. Firmy decydują się na BPO, aby poprawić efektywność i skoncentrować się na strategicznych aspektach swojej działalności.

Outsourcing IT (ITO – Information Technology Outsourcing)

Jest to najczęściej spotykana forma outsourcingu w dzisiejszych czasach. Polega na zlecaniu usług związanych z technologiami informacyjnymi, takimi jak tworzenie oprogramowania, utrzymanie systemów informatycznych, obsługa infrastruktury IT czy zarządzanie danymi. Outsourcing IT może obejmować zarówno proste zadania, jak wsparcie techniczne, jak i zaawansowane prace inżynierii oprogramowania.

Outsourcing produkcji

W tej formie outsourcingu firma decyduje się zlecić proces produkcji zewnętrznemu dostawcy. Jest to powszechne w sektorze przemysłowym, w którym wiele firm decyduje się na produkowanie swoich wyrobów w krajach o niższych kosztach pracy, np. w Chinach czy Indiach.

Outsourcing logistyczny

Dotyczy zarządzania łańcuchem dostaw, transportem, magazynowaniem i dystrybucją. Firmy mogą zlecać obsługę logistyki wyspecjalizowanym dostawcom usług logistycznych (tzw. firmy 3PL – Third-Party Logistics), co pozwala na skuteczniejsze zarządzanie przepływem towarów i obniżenie kosztów.

Outsourcing personalny (staff outsourcing)

Polega na zlecaniu rekrutacji, zarządzania kadrami lub nawet wynajmowaniu pracowników zewnętrznej firmy. Firmy korzystają z tej formy outsourcingu, aby ułatwić sobie dostęp do wykwalifikowanych pracowników bez konieczności długoterminowego zatrudniania na stałe.

Offshoring i nearshoring

Offshoring to forma outsourcingu, w której firma zleca wykonanie zadań partnerowi z zagranicy, najczęściej z kraju o niższych kosztach pracy. Nearshoring natomiast polega na zleceniu zadań firmie z kraju geograficznie bliższego, co umożliwia łatwiejszą komunikację i współpracę.

Wady i zalety outsourcingu

Zalety outsourcingu

1. Redukcja kosztów operacyjnych: Outsourcing pozwala firmom na redukcję kosztów, które musiałyby ponieść, gdyby wykonywały te same zadania wewnętrznie. Zlecenie zadań zewnętrznym dostawcom, szczególnie z krajów o niższych kosztach pracy, często przynosi znaczne oszczędności, szczególnie w obszarach takich jak IT, produkcja, czy obsługa klienta.
2. Koncentracja na kluczowych kompetencjach: Firmy mogą skupić się na swoich głównych obszarach działalności, zlecając na zewnątrz zadania, które nie są ich główną specjalizacją. Dzięki temu mogą inwestować więcej czasu i zasobów w rozwój innowacji, ulepszanie produktów czy strategię rynkową.
3. Dostęp do zaawansowanej wiedzy i technologii: Firmy outsourcingowe specjalizują się w konkretnych dziedzinach, co oznacza, że dysponują wiedzą i zasobami, które mogą przewyższać te, którymi dysponowałby zleceniodawca wewnętrznie. Dzięki outsourcingowi przedsiębiorstwa mogą korzystać z nowoczesnych technologii, których samodzielne wdrożenie byłoby kosztowne i czasochłonne.
4. Zwiększona elastyczność operacyjna: Outsourcing pozwala firmom na większą elastyczność w zarządzaniu zasobami. Mogą one dostosowywać skalę outsourcingu do bieżących potrzeb, co jest szczególnie przydatne w czasach zmian na rynku lub w okresach wzmożonej aktywności.
5. Lepsze zarządzanie ryzykiem: Zlecając zadania specjalistycznym firmom, przedsiębiorstwo może rozłożyć ryzyko związane z różnymi aspektami działalności. Przykładowo, w outsourcingu IT firma zewnętrzna bierze na siebie odpowiedzialność za bezpieczeństwo danych czy stabilność systemów.

Wady outsourcingu

1. Ryzyko utraty kontroli: Jednym z największych zagrożeń związanych z outsourcingiem jest ryzyko utraty kontroli nad procesami, które zostały zlecone na zewnątrz. Zewnętrzna firma może działać inaczej, niż oczekiwałby tego zleceniodawca, co może prowadzić do problemów z jakością usług, a także opóźnień.
2. Uzależnienie od dostawcy: W dłuższej perspektywie firma może stać się zbyt uzależniona od jednego dostawcy usług outsourcingowych, co może negatywnie wpłynąć na elastyczność jej działania. W sytuacjach, gdy dostawca napotyka problemy, firma zlecająca może mieć trudności z szybkim przejęciem zadań we własnym zakresie.
3. Trudności komunikacyjne i kulturowe: Outsourcing, zwłaszcza międzynarodowy, może prowadzić do problemów związanych z różnicami kulturowymi, językowymi oraz strefami czasowymi. Te bariery mogą negatywnie wpływać na efektywność współpracy oraz czas realizacji zadań.
4. Potencjalne problemy z jakością: Outsourcing może prowadzić do obniżenia jakości wykonywanych usług lub produktów, jeśli dostawca nie przestrzega standardów jakości określonych przez firmę zlecającą. Tego rodzaju problemy mogą mieć poważne konsekwencje dla reputacji firmy na rynku.
5. Ryzyko ujawnienia poufnych danych: Zlecając zadania zewnętrznej firmie, przedsiębiorstwo musi być gotowe na udostępnienie poufnych danych dotyczących swojej działalności. To wiąże się z ryzykiem naruszenia prywatności lub wycieku ważnych informacji, zwłaszcza jeśli procesy te są realizowane w krajach o różnorodnych regulacjach prawnych.