Jak wygląda zakończenie współpracy z agencją reklamową?

W digitalk utrzymujemy wielomiesięczne i wieloletnie współprace z partnerami. A to dlatego, że stawiamy przede wszystkim na stabilny i sukcesywny rozwój, skutecznie krok, po kroku realizując długoterminowe i efektywne strategie. Niektórzy Klienci pracują z nami niemalże od samego powstania firmy, czyli 2017 roku. Czasem jednak dochodzi do momentu, w którym współpraca dobiega końca. 

Dlaczego klienci zmieniają agencję reklamową?

Zakończenie współpracy może wynikać z wielu różnych powodów. Przykładowo, gdy zmienia się struktura firmy partnera i przenosi on działania in house, budując wewnętrzny zespół specjalistów. W takich przypadkach często osoby odpowiedzialne po stronie klienta korzystają także z naszej pomocy przy rekrutacji odpowiednich osób i wdrożeniu ich w funkcjonującą i realizowaną strategie, co potwierdza nasz partnerski charakter współprac i wzajemne zaufanie. 

Innym razem zostaje zatrudniona nowa osoba koordynująca wewnętrznie działania, która chce dobrać pod siebie swoich podwykonawców, a czasem firma decyduje się na zmianę modelu promocji produktu czy usługi. Nie bez znaczenia są także obecne zmiany na rynku oraz trendy.  Ale bywa też i tak, że odejście jest podyktowane tym, że współpraca nie do końca jest satysfakcjonująca (efekty kampanii) dla naszego partnera. 

Niezależnie od powodu, gdy kończą się wspólne działania, zawsze priorytetem dla nas jest zadbanie o to, by wszelkie powierzone nam zadania do samego końca były należycie wykonywane, z pełnym zaangażowaniem oraz by rozejść się, utrzymując dobre, partnerskie relacje.

Jesteśmy dalecy od tego, by utrzymywać Klientów „na siłę” umowami zastrzegającymi długość trwania współpracy i nanoszącymi kary za wcześniejsze zerwanie. Szanujemy każdą decyzję. Ponadto z doświadczenia wiemy, że to nie zapisy w umowie trzymają z nami Klientów przez lata, a rezultaty, jakie im dostarczamy.

Dlatego oferujemy Umowy na czas nieokreślony z możliwością wypowiedzenia przez każdą ze stron, w dowolnym momencie współpracy z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego. 

W jakiej formie należy złożyć wypowiedzenie z agencją marketingową digitalk?

Zgodnie z zapisami w Umowie oświadczenie o rozwiązaniu Umowy za wypowiedzeniem wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Oznacza to, że jeśli taki dokument do nas nie wpłynie, nie ma podstaw do zakończenia projektu. 

Najefektywniejszym i najwygodniejszym sposobem dostarczenia takiego wypowiedzenia jest po prostu wydrukowanie dokumentu, własnoręczne podpisanie go i przesłanie jego skanu drogą mailową do Team Leadera projektu. 

Często przed formalnym złożeniem wypowiedzenia, nasi Klienci kontaktują się z nami i  prowadzą słowne ustalenia z członkami zespołu dotyczące terminu zakończenia działań, ustalają plan na zakończenie strategii lub to, jakie działania mamy wykonać, czy jakie kampanie reklamowe pozostawić włączone. Mimo tych ustaleń należy nie zapominać o tym, że aby wypowiedzenie nabrało mocy prawnej, trzeba przesłać skan podpisanego dokumentu do Team Leadera. 

Team Leader po otrzymaniu wypowiedzenia w formie opisanej powyżej, przesyła zawsze drogą mailową zwrotne potwierdzenie przyjęcia dokumentu, tak aby każdy był pewien, że formalności zostały prawidłowo dopełnione i do kiedy dokładnie będą prowadzone działania. 

Czy istnieje możliwość zakończenia współpracy z agencją marketingową digitalk bez okresu wypowiedzenia?

W biznesie różnie bywa, świadomi tego w umowach mamy zapisy, że w wyjątkowych sytuacjach istnieje możliwość rozwiązania Umowy o świadczenie usług bez zachowania okresu wypowiedzenia. Sytuacje te są różne, w zależności do tego, której strony Umowy one dotyczą. To, czym są te wyjątkowe sytuacje, jest definiowane oraz spisane w Umowie, oraz udostępniane do zapoznania się przed decyzją o podjęciu współpracy.

Natomiast, jeśli nie wystąpią wyjątkowe sytuacje określone w Umowie, z zasady nie ma możliwości odstąpienia od Umowy bez zachowania zawartego w niej okresu wypowiedzenia.

Chcemy także zaznaczyć, że zabranie dostępów i urwanie kontaktu, nie jest formą zakończenia współpracy bez zachowania okresu wypowiedzenia. Niestety takie sytuacje czasem się zdarzają, gdy Klienci chcą uniknąć płacenia faktury. Co oczywiście nie jest dobrym rozwiązaniem, bo nie przyniesie zamierzonego efektu, ani nie zwalnia z okresu wypowiedzenia.  

Jak wygląda zakończenie współpracy z agencją?

Po złożeniu wypowiedzenia i otrzymaniu informacji zwrotnej od nas o jego przyjęciu, zostaną ustalone warunki zakończenia działań. Przez cały okres wypowiedzenia zespół realizujący przedmiot Umowy pracuje bez zmian, w pełni się angażując, a całość nadzoruje Team Leader.

W zależności od potrzeb naszego partnera jesteśmy otwarci na wyłącznie reklam ostatniego dnia współpracy (wszystkich lub wybranych), aby nie wydawały budżetu i nie działały bez nadzoru, lub pozostawieniu wszystkich reklam jako aktywne. Nigdy nie usuwamy kampanii czy reklam. Działamy w pełni transparentnie na kontach reklamowych naszych partnerów i oddajemy je wraz z historią działań i kampaniami. 

Na zakończenie współpracy wraz z ostatnim raportem, Opiekun Projektu przesyła także rekomendacje do wdrożenia oraz sugerowany plan dalszych działań, tak aby podtrzymać wyniki lub je dalej optymalizować zgodnie z założoną i realizowaną strategią.

Po otrzymaniu od agencji ostatniego raportu partner może odpiąć nam dostępy. Jeśli wykona to wcześniej, nie będziemy mogli prowadzić naszych prac, wykonać ostatniej analizy, spisać z niej wniosków i rekomendacji oraz przesłać raportu. 

W trakcie ostatnich dni współpracy Team Leader zbiera także od partnera feedback dotyczący współpracy z nami. To otwarta i bezpieczna przestrzeń na szczerą i swobodną rozmowę między partnerami, którą bardzo cenimy. Staramy się po każdym takim feedbacku wprowadzać zmiany i usprawnienia, by stawać się coraz lepszymi. 

Agencja reklamowa | Q&A zakończenia współpracy

Czy po zakończeniu współpracy z agencją reklamową digitalk otrzymam pliki otwarte / edycyjne materiałów graficznych?

Nie, ponieważ są zawarte w nich elementy, do których odsprzedaży czy przekazywania poza naszą agencję nie mamy licencji. Kupując te elementy, możemy je wykorzystywać tylko w ramach pracy agencji, na potrzeby kampanii przez nas realizowanych. Przekazując plik otwarty do edycji, mogłyby zostać one użyte w innych kreacjach i celach, co byłoby niezgodne z licencją. 

Czy po zakończeniu współpracy z agencją reklamową digitalk otrzymam zrealizowany w ramach współpracy Landing Page? 

Tak, Landig Page możemy przekazać na dwa sposoby: 

1. przenieść Landing Page na konto partnera w serwisie landingi.com (zachowana możliwość edycji)
2. przekazać plik .php do wgrania na stronę www (brak możliwości dalszej edycji)

W obu przypadkach Landing Page może zostać przekazany, ale bez plików, na które licencje kupuje nasza agencja, a nie obejmują one ich odsprzedaży i przekazywania dalej (nie mamy na to wpływu). Mogą to być grafiki, stocki, czcionki, ikonki itp. Należy każdorazowo dopytać Opiekuna, których elementów nie będzie na przekazanym Landingu.

Uwaga: po zakończeniu współpracy agencja nie będzie opłacać hostowania Landing Page i go utrzymywać. Oznacza to, że przestanie on działać. Warto go zatem przenieść na swoje konto w serwisie landingi.com (czyli opcja 1). 

Czy otrzymam dostęp do profili i kont reklamowych w social media po zakończeniu współpracy?

Wszelkie działania reklamowe, czy contentowe prowadzimy na profilach i kontach naszych Klientów. Również narzędzia analityczne są naszych Klientów, a my jedynie otrzymujemy do nich dostęp, aby móc korzystać z danych i wprowadzać niezbędne do naszych działań zmiany.

Oznacza to, że po pierwsze zachowujemy pełną transparentność naszych działań. Nasi Partnerzy mają do wszystkiego dostęp (w końcu to ich profile i konta), mogą w dowolnej chwili przeglądać kampanie, wyniki oraz materiały. Po drugie, po zakończeniu współpracy wszystko pozostaje na kontach i profilach (nic nie blokujemy, ani nie usuwamy). Tak jak wspominaliśmy wyżej w tym wpisie, po otrzymaniu ostatniego raportu działań, Klient może wtedy odpiąć nam wszelkie dostępy i wszystko zostaje u niego.